一般財団法人 渡辺与八郎記念財団（以下、「当財団」といいます）は、個人情報の取扱いに関する方針(プライバシーポリシー。以下、「本ポリシー」といいます。)を以下の通り定め、これを公表するとともに遵守することを宣言します。
1. 個人情報取扱事業者
- 名称・住所
- 〒810-0001 福岡市中央区天神1丁目12番14号紙与渡辺ビル
一般財団法人 渡辺与八郎記念財団 - 代表者氏名
- 渡邉 與之
2. 個人情報の定義
本ポリシーにおける、「個人情報」とは個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）（以下、「個人情報保護法」といいます。）第2条第1項に定義する「個人情報を意味し、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。
- 当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。）
- 個人識別符号が含まれるもの
3. 個人情報保護方針
当財団は、個人情報保護の重要性を認識し、本ポリシーに定める通り、個人情報保護の取り組みを徹底いたします。
4. 個人情報の利用について
- 個人情報の取得
当財団は、奨学金の給付事業を実施するため、ご本人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、大学・学部・学科名、卒業高校名、肖像を含む静止画情報等の個人情報を取得させていただきます。 - 個人情報の利用
当財団が取得するご本人の個人情報は、「5.個人情報の利用目的」において定める通り、利用目的を明確にした上で、目的の範囲内において利用させていただきます。 - 法令等の遵守
当財団が保有する個人情報に関して適用される個人情報保護法等の法令、規範を遵守します。 - 個人情報の取扱いの改善と見直し
当財団は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施します。
5. 個人情報の利用目的
当財団が取得した個人情報の利用目的は、下記の通りとします。
- 奨学生の募集、選考および採用のため
- 奨学生への奨学金の給付ならびにその継続のため
- 面談や交流会等に関する連絡、書類送付および管理のため
- 当財団業務に関するご案内、お問い合わせ等への対応のため
- 当財団業務に関する規約等の変更などを通知するため
- その他、当財団が奨学金給付事業を継続・遂行するために必要となる業務のため
6. 個人情報の第三者への開示
当財団は、取得させていただいた個人情報は、ご本人の事前の同意なく第三者に対して開示することはありません。ただし、次の場合には、ご本人の事前の同意なく、取得した個人情報を開示できるものとします。
- 法令に基づき開示を求められた場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要があって、ご本人の同意を得ることが困難であると当財団が判断した場合
- 上記「5.個人情報の利用目的」で公表している利用目的の範囲内で業務を第三者に委託する場合（ただし、この場合、当財団は業務委託先に対して個人情報の厳格な管理を要求し適切に監督いたします）
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であると判断した場合
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
- その他、個人情報保護法その他の法令で認められる場合
7. 個人データの安全管理措置
当財団は、個人データの安全管理措置として、以下の措置を講じます。
- 基本方針の策定
個人データの適正な取り扱いのため、関係法令・ガイドライン等の遵守や苦情処理の窓口等についての基本方針を策定します。 - 組織的安全管理措置
- 個人データの管理責任者を選任し、個人データを取り扱う社員及び個人データの範囲を明確化します。また、アクセス権限を限定し、その定期的な見直しを行います。
- 社内規程等への違反及び個人データの漏洩や紛失等の事案が発生している事実、又はその兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。なお、整備された個人データの取扱いに係る規律に従った運用の状況を確認するため、利用状況等を記録します。
- インシデントへの対応を速やかにできるように体制を整備します。
- 漏洩事故への対応を速やかにできるように体制を整備します。
- 個人データの取扱いに関し、定期的に社内で監査を行い、チェックしていきます。
- 人的安全管理措置
- 情報セキュリティに関する留意事項について、従業員等に研修を実施するなどして、意識の向上を行っていきます。
- 従業員等から情報の取扱いに関する誓約書を徴求するなどしていきます。
- 物理的安全管理措置
- 作業エリアにおける従業者の入退室管理を実施していきます。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体を持ち運ぶ場合、暗号化や施錠等を行い盗難又は紛失等が発生した際の影響を最小限にする措置を実施します。
- 個人データが記録された機器や電子媒体、個人データが記載された書類などを廃棄するときは、廃棄したことを責任者が確認します。
- 技術的安全管理措置
- 個人データを取り扱える範囲及び取り扱うものを限定します。
- システムに対する脆弱性診断やセキュリティ情報の更新に努めます。
8. 個人情報の利用・提供の拒否に関するお問い合わせ
一旦当財団にご提供いただいた個人情報について、利用を望まない場合や利用目的内での第三者への提供を望まない場合は、当財団までお問い合わせください。
9. 変更及び通知について
当財団は、本ポリシーの内容を事前の予告なく変更することがあります。その場合は、当ホームページ内の「お知らせ」にその内容を記載いたします。
10. 個人情報の訂正及び削除
- 当財団が保有する個人情報が真実でないときは、ご本人の請求により、個人情報の訂正及び削除を求めることができます。
- 当財団は、ご本人から前項の請求を受けた場合に、当該個人情報の訂正又は削除の決定をしたときは、当財団が定める手続に従い当該個人情報の訂正又は削除を行った後、遅滞なくご本人に通知します。
11. 個人情報の開示
当財団は、ご本人から個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、ご本人からのご請求であることを確認の上で、ご本人に対して遅延なく開示を行います（当該個人情報が存在しないときにはその旨を通知します。）但し、個人情報保護法その他の法令により、当財団が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。
12. 苦情及び相談の連絡先
当財団は、個人情報の取扱いについて、ご本人からの苦情や相談を受け付けます。相談や苦情等は、以下の窓口までお問い合わせください。
一般財団法人 渡辺与八郎記念財団 事務局
住所：〒810-0001 福岡市中央区天神1丁目12番14号 紙与渡辺ビル
電話番号：092-791-8730
メールアドレス：info@yw-memorial.jp
令和6年10月23日制定・施行